Vous dirigez un centre de formation professionnelle et souhaitez optimiser votre gestion administrative tout en respectant les réglementations en vigueur, et en améliorant les performances des apprenants ?
La solution idéale pour vous : c’est d’avoir un logiciel de gestion de formation automatisé, qui centralise tous vos processus et vous permet de gagner en temps et en efficacité. Cependant, face à la multitude de logiciels disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire le bon choix.
Dans cet article, nous mettons en lumière les critères essentiels à prendre en considération pour choisir la solution la plus adaptée à votre activité, ainsi que les fonctionnalités à privilégier pour faciliter votre prise de décision.
Pourquoi est-il indispensable pour un organisme de formation d'avoir un logiciel de gestion ?
La gestion administrative d’un organisme de formation professionnelle est un véritable défi, quelque soit la taille du centre : entre la planification des sessions de formation, la gestion des documents administratifs, la création de contenu de formation, la gestion des ressources humaines, et la gestion commerciale, le responsable formation ou dirigeant peut rapidement être submergé.
En effet, toutes ces tâches chronophages nécessitent une mise à jour quotidienne, et le détourne de l’essentiel : qui est de mettre en place une stratégie de croissance pour améliorer la satisfaction client et développer son activité.
C’est là qu’un logiciel de gestion de formation prend tout son sens.
Cet outil de gestion sert à centraliser toutes ces tâches quotidiennes grâce à une automatisation des tâches répétitives et une optimisation des ressources, tout en offrant une meilleure traçabilité et efficacité des processus.
Disposer d’un logiciel de formation peut aussi faciliter aux centres de formation l’accès à la certification Qualiopi qui exige une gestion administrative rigoureuse et un suivi régulier des performances des apprenants.
Comment choisir le bon logiciel de gestion pour un organisme de formation ?
Choisir le bon logiciel de gestion de formation est une décision stratégique qui nécessite une mûre réflexion, une recherche approfondie et une analyse comparative, dans un marché qui regorge d’outils de gestion administrative. Pour faire le bon choix, les organismes de formation doivent prendre en compte certains critères essentiels tels que :
L'identification des besoins en fonctionnalités
Les centres de formation doivent évaluer leurs besoins spécifiques, et opter pour des logiciels de gestion offrant les fonctionnalités requises tels que : la gestion de la relation client, de suivi des inscriptions et des paiements, des tableaux d’analyse puissants pour faire le suivi des progrès des apprenants, d’administration des absences et des plannings. Idéalement, une solution complète pour piloter efficacement tout le processus de formation.
L'ergonomie et la simplicité d'utilisation
Le choix privilégié d’une solution de gestion de formation serait qu’elle offre une interface agréable et claire pour une bonne expérience utilisateur, intuitive pour la génération de documents ou de signatures électroniques, et qui programme des mises à jour automatiques des processus administratifs.
La facilité d'intégration et d'adaptation
L’outil de gestion de formation doit s’intégrer facilement à vos outils existants (CRM, outil de gestion comptable, etc.), et offrir des fonctionnalités modulables pour simplifier la gestion de votre activité et automatiser vos processus. Il doit également permettre une synchronisation fluide de vos données et une exploitation efficace de vos fichiers. Un point important pour faciliter son adoption par vos équipes et améliorer leur productivité.
Le respect des normes : Qualiopi, CPF, RGPD
Un autre critère essentiel pour choisir le bon outil de gestion pour une activité de formation, c’est le respect de la réglementation et des critères de la norme Qualiopi, RGPD et du CPF.
En effet, le logiciel de gestion doit respecter les indicateurs Qualiopi concernant la gestion documentaire et la traçabilité des actions de formation.
Pour être en conformité avec la norme RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), l’outil de gestion doit offrir des garanties de sécurisation des données personnelles des apprenants et du personnel de formation.
Enfin, pour pouvoir bénéficier des financements CPF, les organismes de formation doivent choisir un logiciel qui respecte les exigences administratives et financières liées à ce dispositif.
La tarification des logiciels de gestion
Avant de faire leur choix, les organismes de formation doivent évaluer les tarifs des outils de gestion proposés sur le marché en procédant à une analyse comparative des fonctionnalités, des avantages et des modes de paiement proposés, et en tenant compte de leur budget. De préférence, ils doivent opter pour des logiciels donnant accès à une version gratuite pour tester les différentes fonctionnalités, avant de passer à une version premium. Cela garantit un bon choix en parfaite adéquation avec leurs besoins réels.
Bénéficier d'un support technique de qualité
Les meilleurs logiciels de gestion offrent généralement un support technique réactif ainsi que des guides pratiques et des tutoriels pour faciliter leur adoption. Ceci permet une intégration fluide au sein du centre de formation, et de résoudre rapidement d’éventuels problèmes de gestion.
Pourquoi choisir KXO Solutions pour faciliter la gestion de votre organisme de formation ?
Chez KXO Solutions, nous comprenons les défis rencontrés par les organismes de formation pour la gestion de leur processus administratif ainsi que pour l’optimisation de leur processus de formation. C’est pourquoi nous avons conçu un outil complet, intuitif et évolutif qui répond parfaitement aux exigences normatives et à leurs besoins.
Grâce à notre solution, vous pouvez :
- Gérer facilement vos inscriptions et vos sessions de formation.
- Suivre la progression des apprenants et les formateurs de manière centralisée grâce à notre CRM.
- Automatiser vos tâches administratives pour gagner du temps
- Assurer votre conformité réglementaire, notamment avec Qualiopi.
- Intégrer facilement votre catalogue de formations ainsi que vos outils existants pour une gestion optimisée de vos ressources.
- Et, accéder à un support client réactif et disponible.
Besoin d’en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre rendez-vous !
Conclusion
En conclusion, le choix d’un logiciel pour un organisme de formation nécessite une analyse approfondie des besoins, une évaluation des fonctionnalités disponibles dans les différents progiciels, ainsi qu’une prise en compte des aspects financiers. En sélectionnant un outil qui permet d’automatiser les processus, de centraliser la gestion et de piloter les performances de manière efficace, vous serez en mesure de doter votre organisme de formation d’une solution performante qui répond aux exigences du marché.
KXO Solutions vous accompagne dans cette transition numérique avec une solution performante et facile à utiliser.