Votre Bilan Pédagogique
et Financier

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) représente le bilan de l’activité de formation d’un organisme de formation, d’un centre de formation, d’un prestataire de formation ou encore d’un formateur indépendant.
Le Bilan Pédagogique et Financier est un document obligatoire que doivent remettre les organismes et centres de formation aux DRETS. Celui-ci constitue un état des lieux des actions de formation réalisées sur une année civile écoulée.
Il permet d’avoir une vision globale des actions de formation réalisées sur une année. Il est utilisé comme un outil d’analyse et de statistiques.
Concrètement il s’agit d’un formulaire Cerfa avec des indicateurs consolidés (nombre de formations, nombre de participants, nombre d’heures, et chiffred’affaires) détaillés par typologie (de contrats, d’apprenants, de formations, de sous-traitance…).

Il est utilisé pour évaluer la conformité avec les critères de qualité et pour garantir la certification Qualiopi.

L’ensemble des organismes de formation et centres de formation ayant obtenu leur agrément et souhaitant le conserver..

Les prestataires de formation, qu’ils soient personnes physiques ou morales, doivent produire ce bilan chaque année. Cela inclut effectivement donc les organismes de formation continue ainsi que les formateurs indépendants enregistrés sous un numéro d’activité.

Obligatoire dans le cadre de la certification Qualiopi, ce document, garantit la qualité de la formation des organismes formateurs.

Il est nécessaire pour maintenir l’agrément des organismes de formation professionnelle et pour accéder aux financements des financeurs comme les Opco.

Il fournit une vision claire de la formation professionnelle continue et des prestations dispensées.

Il doit être produit le 30 mars chaque année, faute de quoi, l’agrément permettant de mobiliser les financements Opco est perdu.
En cas de défaut de production du bilan pédagogique et financier, les acteurs de formation encourent des sanctions pénales et administratives, comme uneamende de 4500€, l’interdiction temporaire ou définitive d’exercer une activité de dirigeant d’organisme de formation ainsi que l’annulation de déclarationd’activité.

Il y a trois étapes bien définies:

Etape 1: Identifier votre organisme
Reprenant les informations transmises lors de votre déclaration d’activité (votre numéro d’enregsitrement, numé de déclaration (NDA), votre statut juridique, votre numéro de Siret, votre code NAF ainsi que les coordonnées de votre organisme),le bilan pédagogique et financier se calque sur votre exercice comptable de l’année précédente.

Etape 2: Bilan financier
Recense le montant total des produits/ressources (hors taxes) de votre organisme en fonction des différents financeurs et des dispositifs de formation (il faut préciser les montants perçus selon les financeurs et les dispositifs. devez alors reprendre l’ensemble de vos factures pour savoir précisément qui vous a réglé au cours de l’année précédente et préciser la part que représente la formation professionnelle par rapport à votre chiffre d’affaires global.

Etape 3 : Bilan pédagogique.
Précise le nombre de stagiaires et le nombre d’heures de formation suivies, en fonction : de la typologie de vos stagiaires (salariés, apprentis, demandeurs d’emploi, particuliers), de vos actions de formation (présentiel ou à distance), de la répartition des formations assurées par votre organisme et par des sous-traitants, de l’objectif général des formations (diplôme, certificat, habilitation, bilan de compétences, VAE), de vos spécialités de formations, des outils pédagogiques (plan de formation, nombre de formateurs, ingénierie de formation.

Les indicateurs consolidés (nombre de formations, d’apprenants, de formateurs, d’heures, et CA) détaillés par typologie de contrats, d’apprenant, de formation, de sous-traitance…) varient en fonction de la nature de l’activité de formation (diplômante, certifiante, qualifiante) et de son catalogue de formation.
Ces bilans sont souvent difficiles à produire pour les entités de formation qui ne suivent pas de façon systématique chacune de leurs formations et qui doivent recalculer leurs données a posteriori, avec une marge d’erreur conséquente.

Les pièces justificatives, les indicateurs complexes, et les données liées aux prestations de formation peuvent rendre cette tâche ardue.
Notre logiciel adapté KXO permet de simplifier cette gestion tout en assurant une conformité totale avec les dispositifs de formation.

Avec la solution KXO Formation, toutes ces données sont alimentées au fil de l’eau pour chaque formation, par l’organisme, le formateur ou mêmele client et le participant lors de chaque inscription. Elles sont centralisées dans la base et les indicateurs personnalisés sont agrégés avec lescontenus à jour affichés et suivis au fil des mois. A la génération du bilan ces valeurs mensuelles sont agrégées pour générer automatiquementle bilan.