Les clés pour un Bilan pédagogique et financier facile

Un bilan pédagogique et financier c’est quoi ?

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) représente le bilan de l’activité de formation d’un organisme, d’un centre, d’un prestataire de formation ou encore d’un formateur indépendant.
Le Bilan Pédagogique et Financier est un document que doivent remettre les organismes et centres de formation aux DRETS (nouveau nom pour les Direccte – pour mémoire une Directte représentait une direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l\’emploi.). 

Celui-ci constitue un état des lieux des actions de formations réalisées sur une année civile écoulée.
Il permet d’avoir une vision globale des actions de formation réalisées sur une année. Il est utilisé comme un outil d’analyse et de statistiques.
Concrètement il s’agit d’un formulaire Cerfa avec des indicateurs consolidés (nombre de formations, nombre de participants, nombre d\’heures, et chiffre d’affaires) détaillés par typologie (de contrats, d\’apprenants, de formations, de sous-traitance…).

Qui est concerné par un BPF ?

Sont concernés l’ensemble des organismes de formation et centres de formation ayant obtenu leur agrément et souhaitant le conserver.

Pourquoi faut-il faire un bilan pédagogique et financier ?

Ce document est obligatoire dans le cadre de la certification Qualiopi, garant de la qualité de la formation des organismes formateurs.

Tous les organismes et centres de formation doivent le produire pour le 31 mai 2022. Faute de quoi, ils perdent leur agrément, c\’est à dire la possibilité de mobiliser les financements Opco.

Pour rappel les Opco, pour opérateurs de compétences, ont pour missions de financer l’apprentissage, d’aider les branches à construire les certifications professionnelles et d’accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation. ). 

Selon le code du travail et suite à l\’adoption de la loi pour la Liberté, 11 OPCO (Opérateurs de Compétences) ont remplacé les 20 OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés).

En cas de défaut de production de ce bilan pédagogique et finannier, les organismes de formation, prestataires de formation ou formateurs indépendants encourent des sanctions pénales et administratives. Ce peut être une amende de 4500€ et l’interdiction temporaire ou définitive d’exercer une activité de dirigeant d’organisme de formation ainsi que l’annulation de déclaration d’activité.

Quelles sont les étapes à respecter pour effectuer son bilan ?

Il y a trois étapes bien définies.

La première étape consiste à identifier votre organisme

Il suffit de reprendre les informations transmises lors de votre déclaration d’activité : votre numéro de déclaration (NDA), votre forme juridique, votre numéro de Siret, votre code NAF ainsi que les coordonnées de votre organisme.
Le bilan pédagogique et financier se calque sur votre exercice comptable de l’année précédente. Si celui-ci s’est clôturé au 31 décembre 2020, vous effectuerez alors une déclaration calendaire de votre activité, c’est à dire du 1er janvier au 31 décembre 2020. La date de clôture est généralement choisie par l’organisme, d’où l’importance de préciser les dates de votre dernier exercice comptable.

La seconde étape est celle consacrée au bilan financier avec une distinction entre les produits et les charges

Cette rubrique recense le montant total des produits/ressources (hors taxes) de votre organisme en fonction des différents financeurs et des dispositifs de formation réalisés en 2020 (ligne 1 à 11). Vous devez alors reprendre l’ensemble de vos factures pour savoir précisément qui vous a réglé au cours de l’année précédente.
Cela vous permet ainsi de connaître avec précision d’où viennent vos ressources et de définir également la part que représente la formation professionnelle par rapport à votre chiffre d’affaires global. En effet, certains organismes proposent parfois d’autres activités comme le coaching ou les activités de conseils, qui ne sont pas comptabilisées dans leur BPF annuel, document certifié.

La troisième étape concerne le bilan pédagogique

Dans cette rubrique, vous devez préciser à chaque fois, le nombre de stagiaires et le nombre d’heures de formation suivies, en fonction :
· de la typologie de vos stagiaires : salariés, apprentis, demandeurs d’emploi, particuliers
· de vos actions de formation : en présentiel ou à distance
· de la répartition des formations assurées par votre organisme et par des sous-traitants
· de l’objectif général des formations : diplôme, certificat, habilitation, bilan de compétences, VAE
· de vos spécialités de formations : les codes sont listés dans la notice explicative
· des outils pédagogiques comprenant plan de formation, nombre de formateur, ingénierie de formation.

Quelles sont les difficultés pour réaliser un bilan pédagogique et financier ?

Les indicateurs consolidés (nombre de formations, d’apprenants, de formateurs, d\’heures, et CA) détaillés par typologie de contrats, d\’apprenant, de fomration, de sous-traitance…). varient en fonction de la nature de l\’activité de formation (diplômante, certifiante, qualifiante) et de son catalogue de formation.
Ces bilans sont souvent difficiles à produire pour les entités de formation qui ne suivent pas de façon très processée chacune de leurs formations et qui doivent recalculer leurs données a posteriori, avec une marge d’erreur conséquente.

Quels avantages à se faire accompagner pour réaliser un bilan pédagogique et financier ?

Avec la solution KXO, toutes ces données sont alimentées au fil de l’eau pour chaque formation, par l’organisme, le formateur ou même le client et le participant lors de chaque inscription. 

Elles sont centralisées dans la base et les indicateurs personnalisés sont agrégés avec les contenus à jour affichés et suivis au fil des mois. Pas de mauvaise surprise à la génération du bilan : ce sont ces valeurs mensuelles agrégées qui permettent de générer automatiquement ce bilan.

Plus de détails sur comment bien se faire accompagner pour réaliser un bilan pédagogique et financier dans les tableaux de bord de KXO Solutions Formation
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